Asistente Administrativa - Profesional

Descripción de la oferta

Se parte de Nuestro Equipo de trabajo en la empresa líder en Aseo y Mantenimiento, para laborar como Asistente Administrativa en la ciudad de Santa Marta. Desempeñando funciones:

• Realizar rondas periódicas semanales en la copropiedad para revisar el estado general de las áreas comunidades especialmente en temas de aseo y mantenimiento básico de la infraestructura y confirmar el estado de cumplimiento de las novedades reportadas para generar actas de cierre.
• Coordinar y ejecutar las labores administrativas diarias, como la atención a propietarios y residentes, gestión de correspondencia, y el mantenimiento de registros y documentos relevantes.
• Gestionar las compras y contratos que requieran celebrarse en la copropiedad para asegurar la continuidad de sus operaciones. Esta gestión incluye solicitar cotizaciones a proveedores, hacer cuadros comparativos de las ofertas recibidas y solicitar al asesor jurídico la elaboración de los contratos respectivos, para revisión con la Administradora.
• Coordinar y apoyar la realización periódica de inventarios en la copropiedad: activos fijos (semestral), insumos químicos de piscinas, insumos y elementos de aseo y material básico de mantenimiento (mensual).
• Administrar el correo corporativo donde se canalizan las diferentes solicitudes y autorizaciones enviadas por los propietarios, residentes y comunicaciones en general recibidas de terceros.
• Administrar y mantener al día el archivo documental de la copropiedad.
• Actualizar periódicamente el censo y la base de datos de copropietarios (semestral), procurando mantenerla siempre al día.
• Reportar al responsable del área de recepción la lista de invitados autorizados por los copropietarios para que se permita su ingreso a la copropiedad y se facilite el registro de llegada y salida de estos; asignando el tipo de manilla que debe emplearse en cada caso, de acuerdo con las políticas vigentes y asegurándose que su costo haya sido pagado por el propietario de forma anticipada y previo al registro de ingreso en la recepción.
• Verificar semanalmente y asegurarse que el archivo en Excel diseñado para el informe mensual de manillas y las planillas de control de entrega de manillas estén debidamente firmadas y hayan sido diligenciadas de forma correcta y completa por las conserjes.
• Tramitar el registro y cobro de incapacidades de trabajadoras de la copropiedad ante las entidades competentes.
• Realizar encuesta semestral de intención de compra de toallas playeras por parte de los propietarios.
• Mantener en custodia y debidamente inventariados y organizados los objetos olvidados en la copropiedad por propietarios, residentes y visitantes en general.
• Atender las PQR presentadas por los propietarios y residentes del conjunto y dar respuesta formal, a través de los canales de comunicación definidos por la copropiedad.
• Preparar y entregar quincenalmente, al contratista encargado de la diagramación de los boletines, la información que deben contener los boletines.
• Realizar el envío masivo de los boletines quincenales a los propietarios.
• Notificar mensualmente a los propietarios, mediante envío masivo, sobre la entrega de las facturas de los servicios públicos en la copropiedad: agua, luz, gas, entre otros; para fines de consulta y pago oportuno.
• Realizar mensualmente el inventario de manillas y toallas para controlar su uso, manejo y existencias.

Requisitos del Cargo:
• Título universitario en administración de empresas, finanzas, o campo relacionado.
• Experiencia previa en gestión administrativa y financiera en propiedades horizontales o condominios.
• Conocimiento sólido de las leyes y regulaciones de propiedad horizontal en Colombia.
• Habilidades de comunicación asertiva y resolución de conflictos.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma y en equipo.
• Cumplimiento y confidencialidad en información y situaciones relacionadas con los copropietarios y el conjunto.
• Integridad y ética profesional en todas las interacciones con los diferentes grupos de interés de la copropiedad.

Contrato Obra o Labor.
Disponibilidad de Lunes a Sábado
Salario $ 2.300.000, más auxilio transporte ($200.000). más prestaciones sociales

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Atención al cliente, Gestión del cambio, Planificación de proyectos, Planificación estratégica, Microsoft Excel, Administración de archivos

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, experto, profesional, professional, expert

Ayer (actualizada)