Asistente de Finanzas y Recursos Humanos - Equipo Catatumbo

Descripción de la oferta

Objetivo general del puesto:
Realizar tareas administrativas y hacer un seguimiento de la contabilidad de proyectos, conforme a las indicaciones del gestor de administración y los procedimientos de MSF, a fin de garantizar el cumplimiento legal y mantener un control estricto sobre los recursos financieros y recursos humanos.

Algunas de las principales actividades:
Recursos humanos

• Punto focal entre el personal nacional y el equipo de HR de capital.
• Apoya al equipo de HR de Capital y proyecto en las actividades relacionadas con el proceso de selección: (coordinar fecha y hora de prueba técnica etc)
• Seguimiento del plan de BF y DBF para el personal nacional e internacional que llega al proyecto
• Realiza reservas de hotel y dar seguimiento al cumplimiento del apoyo que otorga MSF al momento de ingreso. Llevar el control y validar con FC antes de pasar a finanzas para el pago respectivo.
• Realiza reservas de casa/hotel para el personal internacional en coordinación con el FC.
• Liquidar y dar seguimiento de las dietas al personal, de acuerdo a las políticas (montos, validaciones, etc) y envía a Recepción.
• Elabora y da seguimiento de las ordenes de misión y envía a HrCo cc Recepción
• Elabora constancias laborales y envía a PaM/Asist HR para gestionar firmas.
• En coordinación con FieldCo socializa a disposición del personal toda la información administrativa disponible (publicación, reuniones, politicas, y actualizaciones de las mismas.)
• Realiza la solicitud de viajes y movilidad (vuelos, buses, taxis) del personal nacional (LHS) e Internacional (IMS) del proyecto a Recepción cc HrCo bajo el protocolo correspondiente
• Envía al equipo de coordinación (PaM y Asist HR): soportes de horas extras, licencias, vacaciones, compensatorios, faltas, permisos y permisos medicales (Novedades de nómina) actualizando la información del personal a fin de garantizar la precisión, el cumplimento para los pagos puntuales. (de acuerdo al cronograma)
• Apoya al proyecto en las diferentes capacitaciones y actividades de bienestar del proyecto, asegurando que todas las capacitaciones/formaciones ya sea esta presencial o vía online. (tembo, desarrollo y otros) cuente con registro de asistencia y a la vez enviar a HrCo/PaM/HR Asist

Finanzas
• Asegurar un buen manejo de la caja chica, actualizando al momento el libro de caja físico y FFC, enviar a capital export semanal de los registros FFC y del cash check-up, integrando las correcciones/modificaciones propuestas por el ACMA. Además de asegurar el envío en tiempo y forma de la documentación física a capital una vez cerrado el mes.
• Verificar diariamente que la caja chica cuenta con los mínimos y máximos establecidos, así como realizar el arqueo de caja semanalmente con el FC.
• Garantizar que todo pago realizado cuenta con las validaciones previas necesarias y documentación de soporte y que todos los avances son registrados en el libro de avances.
• Seguimiento de avances operacionales y asegurar su debida legalización y cierre en tiempo y forma, trabajando conjuntamente en ese objetivo con los departamentos de supply y logística.
• Asegurar el seguimiento de los pagos regulares de servicios y gastos corrientes se realicen en tiempo y forma. Así como el pago de los pagos irregulares (compras, órdenes de servicio), en los días de la semana establecidos por el proyecto.
• Registro en tiempo y forma de los movimientos de banco en el sistema FFC. Así como el reporte del documento soporte electrónico en la plataforma de la DIAN.
• Con apoyo de ACMA cuando sea necesario, revisar las facturas y cuentas de cobro, para asegurar las correctas retenciones por parte de MSF, según la tipología del servicio.
• Realizar el cierre de la contabilidad mensual de todos los libros contables del proyecto bajo la supervisión del Admin Manager y ACMA
Disponibilidad de viajar a lugares donde MSF mantiene proyectos
*Esta descripción de trabajo puede ser modificado en consonancia con las actividades o la evolución de la Misión.

Importante: Debido a las condiciones de acceso y los lugares de intervención, se requiere que las personas del equipo tengan disponibilidad de desplazarse de manera inmediata a cualquier lugar, con estancias de varios días en zonas aisladas, rurales. Se requiere una aptitud física y emocional ante posibles condiciones adversas en el contexto de intervención, para desplazamientos a pie, vehículo por terreno irregular, y desplazamientos en lancha.

MSF tiene cero tolerancias a explotación y el abuso sexual, ningún tipo de discriminación o acoso, incluido el acoso sexual. Por lo tanto, todas las personas seleccionadas se someterán a controles de referencias

Participar en nuestros procesos de selección no tiene costo, por favor hacer caso omiso a solicitudes de depositar/transferir dinero a cambio de trabajar en la organización.

Requisitos:

Formación
• Preferentemente título en Recursos Humanos, Finanzas y administración

Experiencia
• Fundamental, experiencia laboral previa de un mínimo de dos años en empleos relevantes.
• Deseable experiencia en MSF u otras ONGs

Conocimientos
• Fundamental, capacitación informática (Word, Excel, Internet)

Competencias

• Orientación a calidad y resultados
• Trabajo en equipo y cooperación
• Flexibilidad
• Compromiso
• Gestión del estrés

Está vacante está dirigida a nacionales colombianos y extranjeros que cuenten con permiso de trabajo y homologación de su diploma profesional, que cuenten con disponibilidad para trasladarse de manera temporal y/o permanente a la ciudad- sede del proyecto**

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
• 2 años de experiencia
• Idiomas: Español
• Conocimientos: Microsoft excel, Microsoft word
• Disponibilidad de viajar: Si
• Disponibilidad de cambio de residencia: Si

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, resources, human

Hace 9 horas (actualizada)

Acerca de Medicos Sin Fronteras España

“Médicos Sin Fronteras (MSF) es una Organización Médico - Humanitaria de carácter internacional que brinda asistencia a las víctimas de conflictos armados, catástrofes naturales y epidemias, realiza atención médica y en salud mental en zonas de difícil acceso a la salud para las comunidades. MSF, garantiza su independencia e imparcialidad en Colombia trabajando con el 100% de fondos privados, provenientes de donaciones particulares y de nuestros socios en todo el mundo”.

Salarios