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CONJUNTO CERRADO FLOR DEL CEREZO- PROPIEDAD HORIZONTAL - Valle del Cauca, Cali
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IDEAR SERVICIOS S.A.S - Cali, Valle del Cauca
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Funciones generales del cargo
1. Atención 100% personalizada y telefónica a propietarios, residentes y proveedores
2. Atención diaria de mensajes de WhatsApp
3. Atención telefónica de emergencias o imprevistos
4. Solicitud de cotizaciones en sitio y revisarlas cuando lleguen, debe seguirse guía básica Ubicación en Dropbox 1. Documentos administrativos – Cotizaciones e Informes - CARTA DE SOLICTUD DE COTIZACIONES PH1
5. Seguimiento presencial a obras contratadas (debe tenerse a la mano la información como contrato, recomendaciones especiales etc.) Ubicación en Dropbox 2. Contabilidad – Generales - Contratos
6. Revisión de servicios recibidos y seguimiento de cronogramas de mantenimiento de proveedores para que antes de pagar se haya confirmado que se recibe trabajo a satisfacción (se debe leer y atender las observaciones de los informes de mantenimiento mensuales) Ubicación en Dropbox 1. Documentos administrativos – PROVEEDORES – Cronogramas de Mantenimiento.
7. Atención y respuesta a los grupos de consejo, convivencia y ornamentación.
8. Atención de los grupos de trabajo (aseo, vigilancia y jardinería) y cada vez que se haga en el recorrido de esa copropiedad validar en qué están las solicitudes presentadas
9. Validar inventarios de insumos y activos de la copropiedad para realizar así los pedidos a proveedores mensualmente, todo 100% por WhatsApp (todos los proveedores que entreguen insumos en las porterías deben hacer firmar remisión de entrega al personal de vigilancia y la misma debe venir escaneada unida con la factura o cuenta de cobro para el pago)
Funciones generales trabajo de oficina:
1. Atención diaria de correos electrónicos
2. Envío de comunicaciones a través de listas de difusión y correo electrónico (dejar predeterminados los mensajes de convivencia por correo electrónico y compartir por WhatsApp 1 vez a la semana, además enviar los requeridos sobre temas puntuales o información a socializar con todos los residentes).
3. Seguimiento y control de cartera (jueves siguiente a la entrega de facturación y ultimo jueves del mes), la contadora entrega facturación la primera semana del 1 al 5 de cada mes directamente a los correos de cada propietario, pero por parte de administración se enviará mensaje informando que a sus correos se ha enviado la facturación respectiva del mes) Ubicación en Dropbox 2. Contabilidad – CONTABILIDAD 2023 de cada conjunto – C. CARTERA: trabajar el cuadro de Excel más reciente
4. El último día del mes se debe dejar cuadro de cobro de riego en AC (se debe solicitar al personal de servicios generales el envío de los datos tomados) Ubicación en Dropbox 2. Contabilidad – CONTABILIDAD AC – COBRO SISTEMA DE RIEGO CASAS
5. Seguimiento, envío y control de cartas de convivencia Ubicación en Dropbox 1. Documentos administrativos – Cartas y Circulares – Control Cartas de Convivencia PH
6. De acuerdo a la fecha de cierre contable establecida Ubicación en Dropbox 2. Contabilidad – Generales - Facturación, pagos y cierre contable, se debe ir revisando las facturas que llegan para garantizar que estén todas para el cierre contable Ubicación en Dropbox 2. Contabilidad – Generales - Control mensual facturas Proveedores, además se debe ejecutar y validar en bancos los pagos PSE que hay que hacer mensualmente.
7. Montar pagos en la plataforma bancaria de Av Villas para aprobación (incluye la llamada y coordinación de aprobación por parte de consejeros que deben autorizar los pagos) Ubicación en Dropbox 3. DOCUMENTOS ADMON PRIVADOS - TRANSACCIONES BANCARIAS -PAGOS CONJUNTOS
8. Elaboración y envío de citación de las reuniones de consejo (el viernes anterior a la fecha de la reunión con estados financieros anexos)
9. Revisar las actas de consejo al día siguiente de su envío para adelantar los pendientes y trabajar en ellos para tenerlos listos antes de la nueva reunión de consejo.
10. Programar citas con proveedores o pedir cotizaciones telefónicas (que no requieran explicación en sitio) y revisar cotizaciones para aprobación de ejecución si es el caso.
11. Adelantar informe el de gestión con fotos y actividades realizadas cada semana.
12. Acompañamiento y elaboración de acta de consejos, asambleas y reuniones en general a la representante legal cuando se requiera apoyo para esto.
13. Realizar el seguimiento respectivo para legalización de actas de asambleas y realizar la promulgación dentro de los términos de ley.
Requerimientos
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