Asistente Administrativa Multitareas

Descripción de la oferta

Objetivo del Cargo:

Brindar apoyo administrativo integral a la gerencia, con especial atención en la gestión de recursos humanos, reclutamiento, afiliaciones a parafiscales, control de pólizas, manejo de licitaciones, gestión de agenda ejecutiva y archivo de documentación.

Responsabilidades Principales:

1. Gestión de Recursos Humanos:

- Reclutamiento y Selección de Personal: Coordinar y realizar el proceso de reclutamiento y selección de personal, desde la publicación de vacantes hasta la organización de entrevistas y la integración de nuevos colaboradores a la empresa.

-Afiliación a Parafiscales: Gestionar y realizar los trámites para la afiliación -de nuevos empleados a los parafiscales, como la seguridad social, salud, pensiones, y riesgos laborales, de acuerdo con las normativas legales vigentes.

-Control de Documentación Laboral: Mantener actualizados los archivos de personal, asegurando que se cumplan los procedimientos de contratación, vencimiento de contratos, promociones y cambios de puesto, entre otros.

2. Manejo de Pólizas:

-Gestión de Pólizas de Seguros: Coordinar y mantener al día las pólizas de seguros, como las de salud, vida, y seguros laborales, tanto para la empresa como para los empleados, asegurando su correcta renovación y seguimiento de pagos.
-Control de Beneficios: Supervisar la asignación y gestión de beneficios para los empleados, como las pólizas de salud, vida y otros beneficios adicionales establecidos por la compañía.

3. Licitaciones:

-Elaboración y Gestión de Licitaciones:Apoyar en la preparación y seguimiento de las licitaciones, desde la revisión de los pliegos de condiciones hasta la presentación de ofertas. Asegurarse de que todos los documentos requeridos estén completos y dentro de los plazos establecidos.
-Coordinación con Proveedores:Gestionar la comunicación con proveedores para asegurar que todos los requisitos de licitación sean cumplidos y los documentos sean entregados en tiempo y forma.

4.Gestión de Agenda y Apoyo a Gerencia:

-Manejo de Agenda Ejecutiva:Organizar y coordinar las agendas de la gerencia, programando reuniones, citas y viajes, asegurando que no haya conflictos y que las prioridades sean atendidas adecuadamente.
-Coordinación de Reuniones y Eventos: Organizar reuniones internas y externas, incluyendo la logística, la preparación de materiales necesarios y el seguimiento de los acuerdos establecidos en las reuniones.

5. Archivo y Documentación:

-Organización de Archivos: Gestionar el archivo físico y digital de documentos, asegurando que la documentación relevante, como contratos, pólizas, informes de licitaciones y registros de personal, estén correctamente archivados y sean fácilmente accesibles.
-Mantenimiento de Bases de Datos: Actualizar y mantener las bases de datos relacionadas con los empleados, licitaciones y otros procesos administrativos para asegurar la correcta trazabilidad de la información.

6.Tareas Administrativas Generales:

-Control de Correspondencia y Comunicaciones: Gestionar la correspondencia interna y externa, respondiendo o redirigiendo los correos y comunicaciones de manera oportuna.
-Apoyo a Otros Departamentos: Brindar apoyo administrativo en tareas adicionales solicitadas por otros departamentos, garantizando que se mantenga el flujo de trabajo eficiente en la organización.

Habilidades Requeridas:

1. Conocimiento en procesos de reclutamiento, afiliación a parafiscales y gestión de personal.

2.Dominio de procesos administrativos relacionados con licitaciones y manejo de documentación contractual.

3.Habilidades organizativas para gestionar múltiples tareas simultáneamente y coordinar la agenda de la gerencia.

4. Conocimiento en el manejo de archivos físicos y digitales.

5.Capacidad para trabajar bajo presión y en situaciones de alta demanda de tareas.

6.Habilidades de comunicación efectiva y trato con proveedores, empleados y directivos.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 1 año de experiencia

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

Hace 13 horas

Acerca de HORZON SAS

Somos una empresa especializada en la distribución minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo, operando estaciones de servicio automotriz para abastecer a nuestros clientes con productos de alta calidad y garantizar un suministro eficiente y seguro.