Auxiliar gestion documental - con estudios

Descripción de la oferta

Requisitos del cargo
Sexo: Masculino (por requerimiento de manipulación de cargas y traslado de material documental en cajas).
Formación académica: Técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental, Archivística o carreras afines.
Experiencia: Mínimo 1 año en manejo de archivo físico y digital, clasificación documental y cumplimiento de normas de gestión documental.

Conocimientos:
Normatividad vigente en gestión documental.
Manejo de herramientas ofimáticas.
Protocolos de seguridad de la información.
Competencias: Organización, atención al detalle, responsabilidad, confidencialidad, servicio al cliente y trabajo en equipo.

Condiciones físicas: Capacidad para realizar labores de manipulación de cargas moderadas y desplazamiento de cajas documentales.
FUNCIONES
1.Cumplir y velar por el cumplimiento de las políticas de archivo establecidas en los procesos de manejo de acervos documentales en los tres estados del archivo (activo, inactivo/muerto y digital).

2.Controlar y gestionar el archivo físico y digital de la compañía, garantizando su correcta clasificación, almacenamiento y fácil acceso para el personal autorizado.

3.Atender y controlar los préstamos de documentos del archivo central e histórico, asegurando su devolución en el tiempo establecido.

4.Clasificar y dar destino al papel documental que ha cumplido su ciclo de vida, coordinando su reutilización en oficinas cuando aplique.

5.Coordinar y ejecutar la eliminación segura de documentos obsoletos o confidenciales, de acuerdo con las políticas internas y la normativa en protección de datos.

6.Mantener registros precisos de los documentos archivados, incluyendo fechas de creación, archivo y ubicación física o digital.

7.Garantizar la aplicación de protocolos de seguridad y confidencialidad en el manejo de la información.

8.Asistir y apoyar las auditorías internas y externas, proporcionando la documentación solicitada y asegurando la integridad de los registros.

9.Verificar la correspondencia entre consecutivos físicos y digitales (ejemplo: facturas y órdenes de compra) con los medios definidos por la empresa.

10.Organizar y clasificar los movimientos contables de la empresa, embalarlos y coordinar su empaste con el proveedor asignado.

11.Rotular correctamente el archivo de gestión.

12.Registrar digitalmente los inventarios de archivo de las diferentes áreas para su control y trazabilidad.

13.Organizar el archivo inactivo, marcar las cajas con el inventario correspondiente y coordinar su envío a la bodega dispuesta para almacenamiento.

14.Controlar el estado físico de los documentos y del archivo en general, gestionando acciones preventivas como fumigación, control de humedad y verificación de condiciones de seguridad (extintores y ambiente adecuado).

15.Revisar diariamente el correo electrónico corporativo, gestionando oportunamente las solicitudes, directrices y comunicaciones recibidas, y dando respuesta en los tiempos establecidos con seguimiento hasta el cierre.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• años de experiencia
• Idiomas: Español
• Conocimientos: Adaptación al cambio, Comunicación y persuasión

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

Hace 6 días (actualizada)