Auxiliar gestión documental - Girón

Descripción de la oferta

Empresa de servicios de ingeniería y proyectos civiles, requiere para su equipo de trabajo Técnico o Tecnólogo en Gestión Documental con experiencia mínima de 6 meses.

Horario: Lunes a viernes 7:30 am a 5:00pm, Sábados de 8 a 10am
SALARIO: $ 1.394.000
LUGAR DE EJECUCIÓN: Girón - Santander
TIPO DE CONTRATO: Contrato fijo a 3 meses con opción de prórroga

Funciones a desempeñar

1. Atender las políticas de archivo establecidas en los procesos que se deben realizar para el manejo de los acervos documentales en los tres estados del archivo (activo, muerto, digital).
2. Controlar y gestionar el archivo físico y digital de la compañía, asegurando que los documentos estén archivados correctamente y de fácil acceso para el personal autorizado.
3. Atender y controlar los préstamos de los documentos almacenados en el archivo central e histórico de la compañía.
4. Clasificar el papel documental del archivo central despachando los que ya cumplieron el ciclo de vida para reutilizarlo en las oficinas.
5. Coordinar y ejecutar la eliminación adecuada de documentos obsoletos o confidenciales, siguiendo los procedimientos y políticas de la empresa y cumpliendo con las regulaciones de privacidad y protección de datos.
6. Mantener registros precisos de los documentos archivados, incluyendo información como fechas de creación y archivo, ubicaciones físicas o electrónicas.
7. Garantizar los protocolos de seguridad y protección de la información confidencial.
8. Asistir a las auditorías internas o externas proporcionando documentación necesaria y garantizando la integridad y disponibilidad de los registros.
9. Verificar el consecutivo en la AZ con su respectivo soporte (ejemplo: factura y PO correspondiente) físico con digital con los medios utilizados por la empresa.
10. Organizar y clasificar los movimientos contables de la empresa embalarlo para proceder a empastar con la empresa contratada.
11. Rotular el archivo de gestión.
12. Realizar el registro digital del inventario de archivo de las áreas para su control.
13. Organizar el archivo inactivo, marcar cada caja con la relación del inventario de los documentos de las áreas, para su control y coordinar el envío a la bodega dispuesta por la empresa para su almacenamiento.
14. Controlar el buen estado de los documentos que reposan en el archivo generando acciones para la fumigación, humedad, verificación de estado de extintores y adecuado ambiente para la conservación de documentos.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia
• Conocimientos: Microsoft Excel, Digitalización de documentos

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

Hace más de 30 días

Acerca de MR ingenieros SAS

M R INGENIEROS SAS. empresa contratista de obras civiles y mecánicas
Para el sector de hidrocarburos e institucional, constituida el año de 1997 y con amplia experiencia en construcción de obras y mantenimiento en el sector petroquímico y gasífero.