Gestor(a) Documental

Descripción de la oferta

MISIÓN DEL CARGO

Implementar buenas prácticas en la gestión documental del servicio de cuidado en familia de acogida, a través de métodos que permitan la recepción, organización, actualización, preservación y custodia de la documentación contenida en el anexo de la historia de atención del niño, niña, adolescentes y jóvenes resultante del proceso de atención, con el fin de administrar el archivo y facilitar su consulta y acceso.

RESPONSABILIDADES GENERALES


1. Apoyar a los Equipos Pedagógicos del servicio de cuidado en familia de acogida, para garantizar la gestión documental:

• Realizar la apertura en físico de la historia de atención de cada participante al momento de su acogida.
• Recepcionar los documentos de manera física por el equipo pedagógico.
• Revisar, descargar e imprimir, los documentos cargados en la nube del programa por cada uno de los profesionales.
• Organizar y foliar los documentos por cada área de atención como lo describe ICBF en el anexo No. 16.
• Hacer control del préstamo de las historias de atención al equipo pedagógico en caso de requerir.
• Entregar la historia de atención de cada niño, niña, adolescentes y jóvenes a los Centros Zonales del ICBF una vez se reporte reunificación o cambio de modalidad.
• Realizar digitalización de los documentos de la historia de atención de cada niño, niña, adolescente y joven a partir de su reunificación o cambio de modalidad.
• Custodiar las historias de atención y salvaguardar la información.
• Realizar revisión del estado de los anexos de la historia de atención con articulación con el equipo pedagógico
• Reportar al equipo pedagógico y/o a la coordinación errores o faltantes identificados en la documentación de las historias de atención.

2. Generar espacios de desarrollo de capacidades de personas.

• Orientar a los equipos pedagógicos sobre las exigencias documentales establecidas por el aliado.
• Orientar y capacitar a los colaboradores en la organización de los archivos, seguridad y confidencialidad de la documentación.
• Participar en las asistencias técnicas dadas por el aliado relacionadas con asuntos documentales

3. Organizar y generar informes y reportes.

• Reporte mensual del estado del anexo de las historias de atención de cada uno de los participantes a los equipos pedagógicos y Coordinación de Servicio de cuidado en familia de acogida
• Reporte e informe trimestral a la coordinación, del porcentaje de cumplimiento de los profesionales en relación a los documentos que deben reposar en el anexo de la historia de atención.

4. Otras Responsabilidades

• Aporte en la elaboración de informe técnico mensual del servicio según lo requerido por el socio.
• Realizar la revisión, recepción y registro de los documentos presentados por las madres de acogida.
• Participar en espacios de cualificación técnica liderada desde la organización y socio estratégico.
• Elaborar la documentación y realizar tareas administrativas de acuerdo a los requerimientos de la Organización y de los aliados.
• Participar activamente en las reuniones con el equipo y coordinación, y demás espacios organizacionales propuestos por el programa y Oficina Nacional.
• Cumplir con las responsabilidades de los roles de apoyo designados por las coordinaciones y/o la gerencia y aquellos en los que el colaborador desarrolle por afinidad o interés

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 2 años de experiencia

Ayer (actualizada)

Acerca de ALDEAS INFANTILES SOS COLOMBIA

Aldeas Infantiles es la ONG más grande del mundo en atención directa a niños, niñas, adolescentes y jóvenes, así como a sus familias, que se encuentran en situaciones de vulnerabilidad. Nuestro objetivo principal es proteger a la infancia y adolescencia en Colombia a través de diversas líneas de trabajo, lo que nos permite tener un alcance más amplio. Creemos firmemente que todos los niños, niñas, jóvenes y adolescentes merecen crecer en un ambiente cálido y seguro, y que no están destinados a e...

Aldeas Infantiles es la ONG más grande del mundo en atención directa a niños, niñas, adolescentes y jóvenes, así como a sus familias, que se encuentran en situaciones de vulnerabilidad. Nuestro objetivo principal es proteger a la infancia y adolescencia en Colombia a través de diversas líneas de trabajo, lo que nos permite tener un alcance más amplio. Creemos firmemente que todos los niños, niñas, jóvenes y adolescentes merecen crecer en un ambiente cálido y seguro, y que no están destinados a enfrentar los desafíos de la vida solos. Esta convicción impulsa nuestro compromiso diario por brindarles el apoyo y cuidado que necesitan para prosperar y alcanzar su máximo potencial.