Lider Administrativo - Turnos Rotativos

Descripción de la oferta

Propósito del cargo

Dirigir, controlar y optimizar los procesos administrativos, financieros y comerciales de Vetpoly, garantizando el cumplimiento de metas operativas, la correcta gestión del dinero, la satisfacción del cliente y la eficiencia en los servicios.

El líder administrativo es el eje entre el equipo médico, los auxiliares y la gerencia.

1. Gestión de Caja y Recursos Financieros

Realizar arqueo de caja diario, verificar que los valores coincidan con ventas del CRM y los pagos electrónicos.
Revisar tirillas de datáfonos, transferencias y soportes de gastos; marcar con verde lo conforme y rojo lo no conforme.
Enviar el informe de arqueo con soportes fotográficos y formulario de cierre al área contable o administrativa central.
Controlar el fondo de caja menor, registrar egresos y mantener evidencia de los gastos.
Asegurar que los comprobantes de facturación y remisiones estén completas y sean trazables.

2. Administración de Prioridades y Organización del Turno
Planificar la jornada diaria: asignar y supervisar tareas del personal (auxiliares, recepción, médicos).

Garantizar que todas las tareas abiertas del médico se gestionen y se cierren correctamente en CRM.
Hacer seguimiento a los indicadores diarios:
Ventas realizadas.
Servicios ejecutados.
Facturas generadas.
Pacientes hospitalizados y control de salidas.
Revisar tareas cerradas del turno anterior y validar su calidad antes de aprobarlas.
Detectar cuellos de botella, priorizar casos urgentes y coordinar recursos.

3. Servicio al Cliente y Comunicación

Supervisar la atención telefónica y presencial de los clientes, garantizando respuestas empáticas, ágiles y profesionales.
Gestionar reclamaciones o inconformidades, resolviéndolas o escalándolas según protocolos.
Verificar que los seguimientos médicos o comerciales se realicen oportunamente.
Promover la cultura de “cuidar al cliente como familia Vetpoly”

4. Facturación y Control de Ingresos

Crear, revisar y enviar las facturas electrónicas de servicios y hospitalización.
Asegurar que todas las remisiones estén convertidas en facturas dentro del plazo legal (DIAN).
Revisar diferencias entre remisiones y facturas, corregir y documentar.
Mantener actualizado el reporte de ventas diarias y semanal.
Coordinar con contabilidad los cierres de caja y conciliaciones bancarias.

5. Mercadeo y Crecimiento Comercial

Liderar campañas de fidelización y promoción de servicios (consultas, vacunaciones, membresía VIP, urgencias 24/7).
Hacer llamadas de posventa, preventa y seguimiento comercial.
Revisar la imagen visual del punto (material POP, afiches, redes, cartelería).
Motivar al equipo a cumplir metas de ventas y servicios mensuales.
Coordinar actividades con el área de marketing (eventos, promociones locales, alianzas).

6. Gestión de Equipo y Liderazgo

Ser ejemplo de puntualidad, disciplina y cumplimiento de procedimientos.
Dirigir reuniones breves de inicio y cierre de turno (“mini briefings”).
Evaluar desempeño del personal y enviar reportes a gerencia.
Detectar necesidades de capacitación y proponer entrenamientos internos.
Fomentar el trabajo en equipo, la comunicación asertiva y el sentido de pertenencia.

7. Reportes y Seguimiento a Indicadores

Enviar reportes semanales de:
Ventas y servicios.
Estado de caja.
Cumplimiento de metas.
Quejas y sugerencias.
Mantener trazabilidad documental de todas las operaciones del punto.

8. Bioseguridad y Presentación del Punto

Supervisar el cumplimiento de normas de aseo, desinfección y manejo de residuos biológicos (UARP).
Revisar que las áreas estén limpias, ordenadas y presentables para el cliente.
Garantizar el uso correcto de uniformes y elementos de protección.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• años de experiencia

Palabras clave: jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente, administrative

Hace 20 horas (actualizada)

Acerca de VETPOLY SAS

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