Apoyo Administrativo y Correspondecia - Sur Cali

Descripción de la oferta

Empresa dedicada Servicios Públicos requiere una APOYO ADMINISTRATIVO Y CORRESPONDENCIA estudiante en Administración de Empresa, Tecnóloga en Gestión Documental. Con experiencia mas de tres años en el cargo

Horario de Lunes a Sábado

1. Recibir, radicar y digitalizar la correspondencia física de entrada en el aplicativo Orfeo asegurando el cierre de cada radicación.

2. Recibir la correspondencia de la entidad y realizar el registro correspondiente en los mecanismos habilitados para tal fin.

3. Responder la recepción, distribución, entrega de la correspondencia

4. Realizar la distribución y entrega de la correspondencia a las áreas competentes para entregar respuesta.

5. Realizar las tareas de seguimiento y control de las comunicaciones de entrada y relacionarlas con las comunicaciones de salida a través del mecanismo dispuesto para tal fin.

6. Apoyar al equipo de gestión documental en el trámite y ejecución de la transferencia de los archivos de gestión al archivo central.

7. Realizar seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones de acuerdo con la normatividad vigente que sea aplicable.

8. Cumplir con las normas y lineamientos del Archivo General de la Nación.

9. Actualizar de manera oportuna la base documental de la Empresa y suministrar la información y servicios que sobre ella requieran las diferentes áreas.

10. Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con la función archivística.

11. Registrar, clasificar y archivar la documentación de correspondencia de acuerdo con las técnicas y normas que rigen la materia.

12. Apoyar de manera transversal en todos los procesos de gestión documental que se requieran.

13. Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato.

14. Distribuir la correspondencia de entrada física a las áreas cuando estas la soliciten.

15. Realizar el envío de la correspondencia de salida física y electrónica.

16. Radicar y direccionar las solicitudes de información, derechos de petición y demás que se alleguen al correo institucional

17. Realizar la conformación y aplicación de procesos técnicos en los archivos de gestión, central y/o FDA

18. Realizar el sistema de registro, clasificación y archivo documental, de acuerdo con las técnicas y normas que rigen la materia.

19. Velar por que la organización documental y archivo de la liquidación se encuentre de acuerdo a las normas documentales

20. Realizar la organización de los archivos de gestión, archivo de central y/o FDA obedeciendo a lo establecido al marco normativo.

21. Realizar la Foliación de los archivos de gestión, archivos de central y/o FDA obedeciendo a lo establecido al marco normativo.

22. Encarpetar los expedientes físicos de archivos de gestión y archivos de central y/o FDA obedeciendo a lo establecido al marco normativo.

23. Velar por la custodia de las unidades conservación de los archivos de gestión, archivo central y/o FDA.

24. Realizar la Digitalización de documentos y cargue de imágenes en el aplicativo o donde lo disponga la entidad

25. Apoyar el manejo de Bases de Datos de inventarios documentales

26. Cumplir con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación para regular el manejo, la transferencia, conservación o eliminación de los documentos que integran los archivos con motivo de la gestión administrativa.

27. Desarrollar las actividades relacionadas con la función archivística.

28. Elaborar los Inventarios Documentales y realizar el diligenciamiento del Formato Único de Inventarios Documentales – FUID.

29. Apoyar la atención de Consultas físicas o electrónicas, generando las búsquedas pertinentes hasta agotar las posibilidades de recuperación de los documentos.

30. Apoyar la creación de expedientes físicos y electrónicos

31. Administrar la base documental de la Empresa y suministrar la información y servicios que sobre ella se demande

32. Realizar y actualizar las Hojas de Control de las Series que se consideren complejas o por instrucción de la entidad.

Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
• 3 años de experiencia

Palabras clave: support, soporte, administrative

Hace 20 horas (actualizada)

Acerca de Corporación de Colombia

Somos una entidad sin ánimo de lucro fundada el 06 de enero de 2006, inscrita en la cámara de comercio de Cali bajo el registro N° 7901-50. Creada pensando en el desarrollo, la participación y la ejecución de proyectos sociales significativos, orientados principalmente a producir cambios en la realidad económica, social y cultural de las comunidades más vulneradas; convirtiendose en un Aliado Estratégico especialista en la identificación de las necesidades de vinculación, inversión, formación y ...

Somos una entidad sin ánimo de lucro fundada el 06 de enero de 2006, inscrita en la cámara de comercio de Cali bajo el registro N° 7901-50. Creada pensando en el desarrollo, la participación y la ejecución de proyectos sociales significativos, orientados principalmente a producir cambios en la realidad económica, social y cultural de las comunidades más vulneradas; convirtiendose en un Aliado Estratégico especialista en la identificación de las necesidades de vinculación, inversión, formación y desarrollo de los colombianos y las entidades públicas y privadas; a través de programas de empleo, inversión social, generación de conocimiento y elaboración de proyectos.

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