Asistente administrativa - Tecnologo en carreras administrativas

Descripción de la oferta

Auxiliar administrativo con experiencia certificada de 2 años en cargos administrativos, secretaria, recepcionista, auxiliar contable, tesorería pagos etc.
Se requiere con excelente dominio de office, conocimientos contables, administrativos y habilidades de servicio al cliente. .

Básico $ 1.700.000+ Prestaciones sociales +No constitutivo de salario mensual promedio variable entre 150.000 a 250.000 pesos

Horario de trabajo:
de Lunes a Viernes de 7:30 a 12:00 y de 1:30 a 5:30+ dos sábados al mes dependiendo de la programación.

Funciones Generales:
• Recepción de llamadas en línea móvil y fija de INGECAR S.A.S
• Recepción correspondencia INGECAR SA.
• Presentar correspondencia a la directora administrativa o coordinador administrativo cuando el caso lo requiera para su conocimiento.
• Sacar copia a oficio recibido para ser entregado y firmado a la persona que va dirigido la correspondencia.
• Realizar el archivo de la correspondencia recibida, firmada por cada persona como constancia de entrega del documento o sobre enviado.
El cual se debe guardar en la AZ marcada como CORRESPONDENCIA INGECAR S.A.S.S
a oficios remitidos por alguna entidad bancaria y/o gubernamentales o las solicitadas por la directora administrativa, coordinador administrativo o la gerencia.
• Recepcionar y ejecutar las diferentes necesidades del día a día dadas por el Gerente, directora administrativa, Líder de tesorería facturación y cartera, en el caso de INGECAR S.AS., y del Ingeniero Luis Alberto Beltrán Becerra como Persona Natural.
• Elaboración Cartas / Oficios solicitados por el Ing. Luis Alberto Beltrán Becerra como Persona Natural
• Radicación Oficios a nombre del Ing. Luis Alberto Beltrán Becerra como Persona Natural.
• Recepción de oficios y documentos que lleguen a nombre del Ing. Luis Alberto Beltrán Becerra como Persona Natural
• Realizar caja menor del Ing. Luis Alberto Beltrán Becerra
• Hacerse cargo de las obligaciones y negocios por el Ing. Luis Alberto Beltrán.
• Recepción Facturas para pago de proveedores de los departamentos de recurso humano, licitaciones, administrativo y comercial de INGECAR SA.
• Registrar en el archivo de FACTURAS los pagos que se deben cancelar en la semana para pasar al Dpto. Tesorería para su respetivo pago, debe revisar la carpeta de CUENTAS POR PAGAR.
• Enviar a los diferentes proveedores los soportes de pagos administrativos.
• Compra de Rut, Certificados de Cámara de Comercio, Certificados de Antecedentes, Certificado de Junta Central de Contadores del cual sean solicitados por la ING Diana Beltrán o la Profesional de Licitaciones.
• Organizar y diligenciar los documentos que necesite el Departamento de Licitaciones para la presentación de alguna oferta licitatoria.
• Dialogar y coordinar la entrega de la Licitación que se va a presentar.
• Llevar la información de las LICITACIONES VIGENTES en carpeta digital y az.
• Organizar la agenda del Gerente informar unas horas antes de cada reunión o viaje que tenga programado.
• Realizar compras mensuales en útiles de aseo y cafetería requerido por (Servicios Generales) para oficina.
• Llevar un inventario de los utensilios de aseo, cafetería, papelería.
• Realizar proceso de compras que se requiera en el área administrativa, coordinar mantenimientos y servicios sobre las propiedades de INGECAR.
• Llevar un inventario de los activos que se adquieren en la oficina como lo son: Computadores, teléfonos móviles, teléfonos fijos, cajas fuertes, audífonos, teclados, portátiles, etc.
• Cargar información en las plataformas de tucarro.com, tu maquina (partequipos), sk renta, sobre las maquinas disponibles para la venta. Filtrar la información y emitir al área comercial.
• Realizar cada 15 días, revisión en la página de SIMIT, con la finalidad de estar a paz y salvo en temas de comparendos.
• Realizar seguimiento sobre los documentos a vencer de los vehículos de la compañía (Soat, tecno mecánica).

• Remitir toda información solicitada por los bancos como lo son: estados financieros, cámara de comercio, paz y salvo de obligaciones, composición actualiza, diligenciamiento de formatos, etc.
• Recepción Extractos Bancarios de las respectivas cuentas bancarias de INGECAR SA y como Persona Natural Ing. Luis Alberto Beltrán Becerra, Ciro Alberto Beltrán o socios de la compañía, para ser entregados al Gerente y contabilidad.
• Manejar caja menor y realizar los diferentes pagos de los servicios públicos de las propiedades de Ingecar, Luis Alberto Beltrán, Ciro Alberto Beltrán Bautista, se lleva un archivo llamado presupuesto-gastos oficina.
• Elaborar y radicar los oficios enviados por la directora administrativa
• Recepción de Facturas del departamento de compras con su respectiva contabilización según proceso ya instruido entre los departamentos de compras, tesorería, directora administrativa y gerencia.
• Recepción de Facturas del departamento de gestión humana y Licitaciones entregadas por la asistente administrativa con su respectiva contabilización según proceso ya instruido entre los departamentos de compras, tesorería, directora administrativa y gerencia.
• Verificación del Inventario de Útiles de aseo y cafetería para la compra necesaria de lo requerido y presentar informe a la Dirección Administrativa.
• Supervisión compra de Útiles de aseo y cafetería requerido y buscar la aprobación de la Dirección Administrativa.
• Verificar la compra de productos de Papelería solicitados por los trabajadores de INGECAR SAS y buscar la aprobación de la Dirección Administrativa.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Atención al cliente, Contabilidad, Administración

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, tecnico, tech, technician, technology, tecnologia, technologist

Hace más de 30 días

Acerca de Ingecar S.A

Ofrecemos y desarrollamos servicios de ingeniería y construcción para entidades públicas y privadas, apoyándonos en una infraestructura de maquinaria,equipo y personal de calidad que garantiza la satisfacción de nuestros clientes y los resultados económicos esperados, obteniendo el crecimiento, bienestar y reconocimiento de la organización y de sus colaboradores.

Salarios