Asistente Administrativo

Descripción de la oferta

Esta es una oportunidad única y emocionante para formar parte de la principal plataforma de vivienda en renta de lujo en Colombia, donde estamos creando un nuevo modelo de industria al integrar servicios de hospitalidad cinco estrellas en los edificios residenciales más destacados de América Latina. Es una gran oportunidad para formar parte de una industria emergente, con alto potencial de crecimiento profesional, de la mano de una de las firmas líderes a nivel internacional en el sector de vivienda en renta.

Como Asistente Administrativo, serás responsable de brindar apoyo administrativo y operativo a la oficina de administración de la propiedad. Serás un punto de contacto clave para residentes y proveedores, coordinando agendas, gestionando comunicaciones y apoyando en tareas de finanzas, arrendamiento y operación de las instalaciones. Este rol respalda directamente al Property Manager, al Jefe de Mantenimiento y al Controller, contribuyendo a la eficiencia de la oficina, el cumplimiento de los estándares de servicio y la experiencia positiva de los residentes.

HASTA Capital es una compañía de administración de fondos de capital privado-especializada en la inversión y desarrollo de propiedades residenciales de vivienda en renta en Estados Unidos y América Latina con 4,788 apartamentos bajo manejo en Estados Unidos y proyectos en proceso de desarrollo en Colombia, México y otros países de Latinoamérica

Responsabilidades:

• Atender solicitudes e inquietudes de residentes vía teléfono, correo electrónico o sistemas de tickets, garantizando un seguimiento oportuno y profesional.
• Administrar agendas y coordinar reuniones, interacciones con proveedores y eventos especiales para los diferentes equipos.
• Registrar la información contable de la propiedad, codificar y procesar facturas, apoyar la gestión de órdenes de compra, conciliación bancaria, contratos de proveedores y verificación de pólizas de seguro.
• Asistir al Property Manager, al Jefe de Mantenimiento y al Controller en proyectos asignados, preparación de documentos y organización de la oficina.
• Mantener el archivo físico y digital de la oficina (SharePoint).
• Apoyar en momentos a la operación de las instalaciones coordinando servicios de proveedores (aseo, control de plagas, concierge) y haciendo seguimiento a solicitudes.
• Elaborar documentos profesionales, correspondencia, memorandos, reportes y cuadros de control cuando sea requerido.
• Filtrar llamadas entrantes, atender asuntos rutinarios y escalar de manera oportuna los temas urgentes a la administración.
• Gestionar el proceso de cobranza a los inquilinos, incluyendo seguimiento a pagos, conciliación de cuentas y aplicación de políticas de cartera.
• Elaborar reportes periódicos, garantizando la precisión y cumplimiento de plazos establecidos.
• Preparar reportes internos de gestión administrativa y financiera para el equipo corporativo.
• Apoyar la generación de reportes para inversionistas, consolidando la información necesaria de la operación de la propiedad.
• Coordinar procesos relacionados con residentes, como multas, renovaciones, entregas (move-ins) y salidas (move-outs) de unidades.
• Brindar un servicio al cliente excelente en un entorno dinámico y de alta exigencia.

Requisitos de experiencia y formación:

• Título de bachiller requerido; se prefiere formación técnica o universitaria en áreas como Administración de Empresas, Contabilidad o afines.
• Experiencia mínima de 2 años en cargos administrativos, preferiblemente en sectores inmobiliarios, hoteleros, de propiedad horizontal (PH) o en entornos profesionales similares.
• Manejo intermedio/avanzado de Microsoft Office (especialmente Excel).
• Experiencia previa en codificación de facturas, coordinación con proveedores, gestión documental y apoyo presupuestal.
• Fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y capacidad de manejar múltiples prioridades bajo presión.
• Excelente comunicación verbal y escrita, incluyendo redacción de documentos y correspondencia profesional.
• Flexibilidad para trabajar horarios extendidos cuando lo requiera la operación.
• La jornada laboral se definirá de acuerdo con las necesidades operativas de la propiedad, incluyendo fines de semana.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Contabilidad, Facturación, Microsoft excel, Atención al cliente

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative

Hace 6 días (actualizada)

Acerca de HASTA CAPITAL

Hasta Capital es una compañía de administración de fondos de capital privado-especializada en la inversión y desarrollo de propiedades residenciales de vivienda en renta en Estados Unidos y América Latina.