Asistente y Responsable de gestión de la información
Comité Internacional de la Cruz Roja - Bogotá, D.C., Bogotá, D.C.
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Descripción de la oferta
Si te apasiona trabajar en el ámbito humanitario, cuentas con los requisitos relacionados y la experiencia específica descrita, esta es tu oportunidad para ser parte del Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) en el rol de Asistente y Responsable de gestión de la información en Bogotá.
Objetivo del cargo
El/la Asistente & Responsable de Gestión de la Información proporciona apoyo administrativo y supervisa la gestión de la información, ya sea de forma independiente o bajo la supervisión del Asistente Ejecutivo & Responsable de gestión de la Información. Actúa como persona de referencia para los temas técnicos IM y las herramientas estándar.
Requisitos profesionales exigidos:
1. Título profesional en ciencias administrativas o especialización en un campo similar.
2. Excelente conocimiento de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
3. Idiomas:
1. Indispensable Inglés: nivel mínimo exigido B1-B2 (redacción, comprensión y hablado)
4. Por lo menos 3 años de experiencia práctica confirmada como Asistente ejecutivo o personal o un puesto similar (se valora experiencia laboral en Embajadas, Organizaciones internacionales y ONGs / igual una experiencia de trabajo con altos ejecutivos en instituciones estatales).
5. Se considera una ventaja:
Experiencia en un entorno de trabajo internacional o en el extranjero
Certificación como profesional de la información (CIP) de la Association for Information and Image Management (AIIM)
Experiencia participando en la definición y/o implementación de procesos de cambio
Experiencia en desarrollo y mantenimiento de sistemas de archivos
Dominio herramientas de análisis y tratamientos de datos
Maestría o certificados en gestión de la información, ciencias de la información o gestión de datos.
Conocimiento de las herramientas digitales MS SharePoint, Jive Communities
Conocimiento de los principales sistemas de trabajo colaborativo
Conocimiento del idioma francés es un valor agregado
Conocimiento del mundo digital
Web design: Blogs, website, communities
Infographic: Adobe InDesign software
Requisitos personales exigidos
Atención centrada en beneficiarios y clientes (excelentes habilidades sociales) y relación con los demás en varios niveles.
Excepcionales capacidades de organización, de gestión del tiempo con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo y trabajar eficazmente con múltiples prioridades.
Iniciativa y autonomía en su trabajo (capacidad para priorizar su propia carga de trabajo).
Habilidad para trabajar en equipos multidisciplinarios y culturalmente diversos.
Discreción, integridad, neutralidad y confidencialidad.
Responsabilidades principales
Apoyo a la jefatura y al equipo de Gestión de Información:
Apoya a la organización de las reuniones internas y externas de la jefatura y del equipo de Gestión de Información, incluido los aspectos logísticos.
Redacta las actas de las reuniones decisionales y hace el seguimiento de las fechas límite asociadas.
Redacta correspondencia formal e informal en español e inglés.
Traduce documentos del español al inglés y viceversa.
Recibe a los visitantes externos o supervisa su recepción; apoya a la organización de recepciones y otros eventos protocolares para la jefatura.
Monitorea o actualiza organigramas, listas internas, calendarios y pagina intranet de la delegación.
Maneja los contactos internos y externos de las unidades de la delegación y de sus subestructuras.
Realiza tareas secretariales generales.
Gestión de la información
Apoya al Asistente ejecutivo y Responsable de Gestión de Información (EAIMO) en su rol de asegurar una coherencia y un planteamiento eficaz de las normas de manejo de la información a nivel de la delegación y sus subsitios.
Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, Base de datos y aplicaciones web) a nivel terreno y contribuye al manejo de la información a nivel de la Coordinación y Jefatura de Bogotá.
Contribuye a implementar todos los proyectos o programas de Gestión de la información en la delegación principal y-o en los subsitios.
Participa en los debates sobre nuevos procesos, políticas y herramientas en materia de Gestión de la Información.
Promueve las políticas, directrices y novedades institucionales de gestión y seguridad de la información, y establece / revisa procedimientos a petición.
Coordina y monitorea el manejo del archivo (electrónico y físico) a nivel de las subestructuras de la delegación.
Asume las tareas de Access Manager (creación de perfiles de usuario, actualización de derechos de acceso a las plataformas de Gestión de Información etc.)
Apoya los colaboradores y soluciona problemas técnicos y de acceso relacionados aI manejo de la información.
Capacitación
Organiza regularmente sesiones de capacitación para los usuarios sobre normas de Gestión de información y el uso de las herramientas.
Se asegura de que todo el personal conozca y aplique las normas del CICR relativas a la correspondencia y al protocolo del CICR.
Apoyo Administrativo:
Digitaliza, distribuye y preserva la correspondencia física entrante.
Se encarga de la gestión de inventarios y la reposición del material sensible y la papelería CICR y asegura el correcto abastecimiento de estos.
Recibe, distribuye y envía la correspondencia institucional incluyendo la preparación y recepción de la Valija Diplomática a la sede en Ginebra y los subsitios.
¿QUE OFRECEMOS?
Lugar de Trabajo: Bogotá
Tipo de contrato: Indefinido bajo ley laboral colombiana + beneficios organizacionales extralegales
Beneficios en estudios académicos, idiomas y desarrollo profesional.
Flexibilidad en el horario.
20 días hábiles de vacaciones anuales
Plan de ahorro internacional.
Tasa de actividad: 100 %.
Inicio Contrato: Inmediato
Requerimientos
- Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
- 3 años de experiencia
- Disponibilidad de viajar: Si
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, information, informacion
Hace 4 días (actualizada)
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Acerca de Comité Internacional de la Cruz Roja
El Comité Internacional de la Cruz Roja es una organización que tiene la misión exclusivamente humanitaria de proteger a las víctimas de la guerra y de la violencia interna, así como de prestarles asistencia.
La acción del CICR se funda en los Convenios de Ginebra de 1949 y sus Protocolos adicionales, así como en los Estatutos de la Institución –y los del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja– y las resoluciones de la Conferencia Internacional de la Cruz Ro...
El Comité Internacional de la Cruz Roja es una organización que tiene la misión exclusivamente humanitaria de proteger a las víctimas de la guerra y de la violencia interna, así como de prestarles asistencia.
La acción del CICR se funda en los Convenios de Ginebra de 1949 y sus Protocolos adicionales, así como en los Estatutos de la Institución –y los del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja– y las resoluciones de la Conferencia Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Es una organización independiente y neutral que brinda protección y asistencia humanitarias a las víctimas de conflictos armados y otras situaciones de violencia, y promueve el respeto del DIH.
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