Auxiliar Administrativa con Enfoque en Gestión Documental

Descripción de la oferta

Objetivo del Cargo:Brindar apoyo tanto en la gestión administrativa como en la gestión documental de la empresa, asegurando el adecuado control y organización de documentos, así como el soporte en procesos administrativos clave. La persona en este cargo desempeñará un rol equilibrado entre ambas funciones, facilitando la operatividad de la empresa y contribuyendo a la eficiencia en la administración de los proyectos.

Funciones y Responsabilidades:

- Apoyar en la gestión administrativa de los proyectos, incluyendo la coordinación de documentos, reportes y seguimiento de actividades.
- Gestionar y organizar la documentación de los proyectos, incluyendo planos, informes y hojas de cálculo.
Aplicar procesos de control de calidad en la documentación.
- Codificar y cargar documentos en la plataforma correspondiente.
- Generar reportes de estatus de documentos y mantener actualizada la base de datos documental.
- Organizar y estructurar archivos PDF, incluyendo portadas e índices.
- Apoyar en tareas administrativas generales, como control de correspondencia, coordinación de reuniones y soporte en logística documental.
- Manejo de software contable para registro y control de información financiera.
- Realizar conciliaciones contables y bancarias.
- Generar facturas y gestionar su correcta emisión y archivo.
- Contacto y coordinación con proveedores y clientes para la gestión de pagos, facturación y documentación requerida.
- Manejo avanzado de Excel y herramientas ofimáticas para la elaboración de reportes y análisis de datos.
- Experiencia en la generación y procesamiento de nómina, incluyendo liquidación de prestaciones sociales y seguridad social.

Requisitos:

Formación: Tecnólogo en Auxiliar Administrativo, Gestión Documental o carreras afines.

Experiencia: Mínimo 2 años en funciones administrativas y de gestión documental, preferiblemente en proyectos de ingeniería.

Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint) y plataformas de gestión documental.

Manejo de software contable y conocimientos en conciliaciones, facturación y nómina.

Habilidades organizativas y atención al detalle.

Capacidad de trabajo en equipo y comunicación efectiva.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 2 años de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Conocimientos: Contabilidad, Gestión, Ingeniería, Organización, Proveedores, Reporte, Resolución de problemas, Servicio al cliente, Soporte al cliente, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Office, Administración, Nóminas, Administración de archivos

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

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