Coordinador Administrativo

Descripción de la oferta

Asegurar el funcionamiento eficiente de los procesos administrativos, financieros básicos y de talento humano, apoyando de manera transversal a las áreas de operaciones, comercial y tecnología. El Coordinador (a) Administrativo (a) será responsable de implementar controles, mantener actualizada la documentación legal y organizacional, coordinar procesos administrativos internos y participar activamente en la gestión de personas, bienestar y mejora continua.

Responsabilidades Clave
Gestión Administrativa y Apoyo Operativo
• Coordinar el flujo y archivo de documentos físicos y digitales.
• Supervisar la gestión de compras menores, suministros y servicios generales.
• Apoyar la logística de reuniones internas, eventos, visitas y capacitaciones.
• Controlar la agenda de mantenimientos, seguros y obligaciones contractuales menores (vehículos, arrendamientos, entre otros).
• Velar por el cumplimiento de normas internas de orden, control documental y soporte a procesos clave de la operación.
Gestión de Talento Humano
• Apoyar en procesos de contratación (verificación, recopilación de documentos, afiliaciones).
• Coordinar el seguimiento de incapacidades, vacaciones, licencias y novedades de nómina con el outsourcing contable o área responsable.
• Mantener actualizados los expedientes de personal y apoyar en procesos de bienestar y clima laboral.
• Apoyar la implementación del SGC-SST, capacitaciones y planes de formación.
Apoyo a la Gestión Financiera y Legal
• Recolectar, organizar y enviar información para el contador externo (facturas, soportes, conciliaciones).
• Mantener actualizados los documentos legales y contractuales (RUT, Cámara de Comercio, cuentas bancarias, pólizas, etc.).
• Controlar anticipos, legalizaciones menores y pagos operativos de caja menor o transferencias de bajo valor.
• Gestionar reportes de gastos mensuales del equipo y asegurar el cumplimiento de los procedimientos.
Relación con Proveedores y Terceros
• Gestionar bases de datos actualizadas de proveedores y aliados.
• Hacer seguimiento a contratos, pagos y cumplimiento de proveedores de servicios generales o administrativos.
• Ser punto de contacto con la ARL, EPS, fiduciarias, aseguradoras, entre otros.
Gestión y Optimización de Procesos
• Apoyar en la planificación y mejora continua de procesos administrativos.
• Hacer seguimiento a tareas asignadas por la Dirección Administrativa, incluyendo proyectos internos con control de cronogramas y avances.
• Participar en la implementación de políticas internas y comités: redacción de políticas, convocatoria y seguimiento a comités de convivencia, brigadas, votaciones internas y planes de acción del SGC-SST.
• Apoyar en la elaboración y análisis de informes e indicadores clave de gestión (KPIs).

Perfil del cargo:
Formación académica:
• Tecnico o Profesional en Administración de Empresas, Economía, Negocios Internacionales, o afines.
Experiencia:
• Mínimo 3 años en cargos administrativos
• Experiencia comprobada en manejo de procesos administrativos, control de documentos, manejo de personal, apoyo financiero y coordinación transversal de equipos.
Conocimientos técnicos:
• Dominio de Excel y herramientas ofimáticas.
• Manejo de plataformas de gestión documental y/o CRM.
• Conocimientos básicos en SG-SST y legislación laboral colombiana.
Competencias:
• Planeación y organización
• Comunicación asertiva
• Autonomía y proactividad
• Alto sentido de confidencialidad y ética
• Capacidad de trabajo en ambientes cambiantes
• Atención al detalle

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 3 años de experiencia
• Idiomas: Español
• Conocimientos: Comunicación y persuasión, Finanzas, Liderazgo, Organización, Planificación, Microsoft Office, Administración

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: residente, encargado, supervisor, subgerente, responsable, coordinador, gestor, capitan, administrative

Hace 21 horas (actualizada)

Acerca de SUBASTAS Y COMERCIO S.A.S.