Recepcionista

Descripción de la oferta

Medio Tiempo: Lunes miércoles y viernes
Formación Contar con Secundaria complete y estudios de secretariales
Experiencia De 6 a 12 meses en puestos similares
Idiomas Fundamental, idiomas de trabajo de la misión y local.
Conocimientos Conocimientos informáticos básicos (Word, Excel e Internet).
Competencias • Compromiso con MSF
• Flexibilidad
• Gestión del estrés.
• Orientación a resultados.
• Trabajo en equipo
• Orientación al servicio

Recibir y transferir llamadas entrantes y a visitantes, según los protocolos estándar, para proporcionarles información precisa o modos alternativos de obtenerla, a la vez de apoyar procesos de Recursos humanos y la oficina capital.

Principales actividades:
• Recibir visitantes.
• Operar la central telefónica y encargarse de todas las llamadas entrantes y salientes y la transferencia de estas.
• Proporcionar la información general y la información no rutinaria al supervisor.
• Actualizar el directorio telefónico, registrar los cambios y distribuir las actualizaciones, según sea necesario.
• Distribuir y encargase de la correspondencia entrante y saliente.
• Mantener el área de recepción limpia y ordenada.

1. Vigilancia y guardia en las instalaciones de MSF
• Recepción de las llamadas telefónicas y derivar al área correspondiente.
• Recepción de las visitas que puedan llegar a las instalaciones MSF.
• Responsable de la verificación de información de las visitas realizando el procedimiento de visitas
• Bienvenida y presentación a las nuevas incorporaciones a la misión.
• Responsable de sacar una copia legible del pasaporte del personal internacional
• Informar a las personas responsables de la llegada de cualquiera material antes de la descarga.
• Mantener los equipos de comunicación en condiciones de trabajo y mantener disponibilidad de batería.

2. Gestión de Movimientos
• Gestiona las reservas de vuelos nacionales (inicio y fin de misión, visitas de campo, etc.)
• Gestiona las reservas de hoteles y/o Casa de paso de todo el personal de acuerdo con las llegadas/salidas del personal de la misión.
• Reporte semanal de movimientos del personal nacional e internacional en coordinación con la Asistente de Recursos Humanos, registrar en forma detallada los ingresos y salidas de la misión (todos los viernes, se comparte con el equipo).
• Realiza el seguimiento de los convenios con las líneas aéreas en coordinación con la Asist HR.
• Seguimiento de facturas de hoteles y aerolíneas para el área.
• Realiza el reporte para Finanzas, de los gastos de la tarjeta de viajes y de las aerolíneas en convenio.
• Realiza el cálculo de viáticos/Dietas para todo el personal que viaja dentro y fuera de la misión.
• Realiza las Ordenes de Misión de todo el personal de los proyectos.
• Es responsable de Organizar y entregar las agendas de briefing y Debriefing del personal nacional e internacional que inicia/termina contrato.

4. Otros
• Centralizar los pedidos de materiales de oficina para el departamento de HR.
• Ayudar en la organización de eventos internos y externos (reuniones, presentaciones, etc.)

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia
• Conocimientos: Recursos Humanos
• Disponibilidad de viajar: Si

Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista

Hace 8 horas

Acerca de Medicos Sin Fronteras España

“Médicos Sin Fronteras (MSF) es una Organización Médico - Humanitaria de carácter internacional que brinda asistencia a las víctimas de conflictos armados, catástrofes naturales y epidemias, realiza atención médica y en salud mental en zonas de difícil acceso a la salud para las comunidades. MSF, garantiza su independencia e imparcialidad en Colombia trabajando con el 100% de fondos privados, provenientes de donaciones particulares y de nuestros socios en todo el mundo”.

Salarios