Director Administrativo y Financiero
Archivos del Estado y Tecnologías de la Información SAS - Bogotá, D.C., Bogotá, D.C.
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1.Ejecutar las actividades y los lineamientos establecidos durante el ciclo de vida para los proyectos, así como los roles y responsables de las diferentes instancias involucradas.
2. Validar y/o proponer especificaciones técnicas de los proyectos y participar en la elaboración de Propuesta, cotizaciones u ofertas, basados en los informes Evaluación de necesidades del Cliente y el de seguimiento proyecto Actas de proyecto.
3. Propender por la elaboración del Plan de trabajo contemplando la planeación de la ejecución del proyecto, incluyendo aspectos para el manejo interno, los temas de operación técnicos, financieros y administrativos (pagos, entregas, personal, locaciones, contrataciones, etc., además triple restricción: tiempo - alcance - costo).
4. Garantizar la debida y oportuna comunicación con los procesos de subdirección de análisis comercial, subdirección administrativa, dirección administrativa y financiera, y demás que estén involucrados en las actividades propias de la función.
5. Asegurar la correcta y oportuna determinación de necesidades de asignación y/o contratación para la ejecución. Según los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa
6. Dar inicio al proceso de contratación, en los casos que aplique.
7. Realizar oportuna comunicación de informes periódicos de acuerdo a lo establecido en el plan de trabajo, que den claridad del grado de progreso del proyecto. Según los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.
8. Proponer, elaborar e implementar plan de acciones a realizar para gestionar los cambios del proyecto y presentarlo al cliente y gestionar su aprobación.
9. Comunicar la relación de entregables y cambios que deban ser aprobados, resaltando las modificaciones en el alcance o peticiones de cambio.
10. Ejecutar reuniones de seguimiento periódicas de acuerdo a lo que se estipule en el plan de trabajo, tanto con el cliente como con los proveedores.
11. Identificar y comunicar oportunamente los posibles riesgos y problemas asociados a la ejecución del proyecto y en el caso que sea necesario comunicar modificaciones en el alcance del proyecto.
12. Elaborar actas de cierre, y visitas de cierre de proyecto.
13. Realizar evaluación de proveedores intervinientes en el proyecto.
14. Garantizar la correcta elaboración y comunicación oportuna de las actas de reuniones celebradas y actualizar el informe de seguimiento con los comentarios aportados en la reunión; registrando todos los temas tratados, así como los temas pendientes y futuros pasos a realizar en el proyecto. Según los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.
15. Solicitar de manera oportuna facturación a la dirección administrativa y financiera, según condiciones de contrato, adjuntando la documentación requerida. Según los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.
16. Ejercer las funciones de supervisor de los proyectos que le sean asignados, tanto para entidad cliente como para proveedor, para la cual presentara los informes respectivos la suscripción de las acta de satisfacción y aceptación del bien o servicio, el acta de ingreso a almacén en los caso que aplique. Así mismo exigirá al proveedor, el informe de ejecución respectivo, los parafiscales y la factura o documento equivalente, y demás documentos y actuaciones necesarias para la ejecución del respectivo proyecto.
17. Iniciar actividades de liquidación de contrato en procedimiento contratación, elaborando el acta de terminación y la correspondiente acta de liquidación. Así mismo, velar por que la entidad cliente cumpla también con estos requisitos.
18. Iniciar procedimiento de Servicio al Cliente, y evaluación percepción del cliente
19. Medir el indicador correspondiente, con la periodicidad definida en el tablero de indicadores, con el fin de tener un análisis de la eficacia de las acciones y estrategias implementadas.
20. Archivar documentación del procedimiento y entregar documentación, diligenciando el formato Planilla de Entrega de Documentos correspondiente, según proceso establecido.
21. Implementar las acciones correctivas, preventivas o de mejora detectadas en el proceso según procedimientos acciones correctivas y acciones preventivas.
22. Gestionar eficientemente las áreas, procesos y procedimientos bajo su responsabilidad; acorde a las políticas y objetivos empresariales.
23. Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funciones afines al cargo que les sean encargadas por su superior directo y/o alta dirección.
24. Atender con calidad y oportunidad las peticiones presentadas en la entidad por parte de los diferentes grupos de interés.
25. Las demás donde intervenga de manera directa o indirecta en los procesos, procedimientos, actividades e interconexiones según el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa.
26. Participar en equipos de trabajo que le sean asignados, así como realizar otras funciones afines al cargo que les sean encargadas por alta dirección.
Requerimientos
Palabras clave: lider, jefe, gerente, manager, director, chief, lead, jefatura, regente, administrative, financial
15 de mayo
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Acerca de Archivos del Estado y Tecnologías de la Información SAS
Sociedad de Economía Mixta, líder en el sector de Gestión Documental y Tecnologías de la Información y con alto contenido innovador, requiere de Director Administrativo y Financiero, con experiencia mínima de 2 años en manejo financiero y administrativo preferible de empresas de Gestión documental. Con disponibilidad inmediata y en modalidad de trabajo 100% presencial. Con habilidades para el trabajo dinámico y colaborativo.
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