Oficial de logística Urabá (Apartadó) - Procesos Logísticos Exp. ONG

Descripción de la oferta

Objetivo del Rol:

Brinda apoyo logístico, administrativo y de adquisiciones al equipo de Urabá (Turbo, Apartadó) y los colegas del programa de Colombia, según sea necesario. Este puesto sirve como punto focal de logística para la oficina del programa. Con el Liderazgo del Gerente Regional de Programas, el Oficial de Logística apoya la implementación de los programas desde aspecto logístico por lo cual trabaja de manera articulada con el Coordinador del Programa de Salud y el Coordinador Financiero y Administrativo Regional.

Responsabilidades

Gestión de Compras:
• Responsable del correcto diligenciamiento de: Solicitudes de compra, Análisis de cotizaciones, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago, establecidos en el FOM 13 y los SOP de compras en Colombia.
• Responsable de la recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios, y trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte y Gerentes de Programas, analizando cotizaciones y haciendo recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
• Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.
• Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
• Responsable de preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores, especialmente ProPacks y documentos de seguimiento de compras.
• Trabajar con el Gerente de Programa y Coordinadores del Programa de Salud para crear y mantener un plan de compras actualizado y preciso para planeación, informes y auditorías.
• Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entrega, e impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en adquisiciones.
• Apoyar al Gerente de Programas con la planificación de adquisiciones, seguimiento (plan de compras) y otros proyectos asignados con la orientación técnica del Gerente de Operaciones y Soporte.
• Gestionar el desarrollo, implementación y seguimiento de acuerdos marco con proveedores específicos.
• Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con el FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y monitorear los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.

Gestión de Inventarios:
• Responsable de la gestión de existencias y almacenes en la locación.
• Responsable de la correcta gestión de formatos establecidos en el FOM14
• Responsable del envío mensual de informe de stock al gerente de operaciones y soporte y al Gerente de Programa.
• Contribuir a la solicitud mensual del presupuesto requerido para el área logística.
• Responsable del seguimiento de los equipos y activos en la locación.
• Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos
• Administrar los proveedores y procesos de transporte para la oficina, lo que incluye garantizar el cumplimiento de la política de transporte y todos los protocolos de seguridad.
• Responsable de que todos los activos estén etiquetados, almacenados y rastreados utilizando plantillas establecidas para la gestión de activos.
Logística y seguridad:
• Comprobar que el checklist de seguridad se complemente para cada visita a terreno
• Compartir con el coordinador de seguridad, alertas, situaciones, o eventualidades que puedan comprometer las actividades de MTI
• Realizar el checklist de seguridad para los vehículos que movilizan staff de MTI
• Responsable de la correcta identificación con logos de la organización, a los vehículos que nos presten su servicio para las actividades.
Instalaciones:
• Revisar periódicamente las fechas de vencimiento de elementos como el botiquín, el extintor, así como revisar si los detectores de humo y CO2 están en funcionamiento.
• Si aplica, comprobar que el sistema de seguridad de la oficina (alarma, Cámara, etc.) está funcionando.
• Atender las necesidades de las instalaciones en la ubicación, desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones, para establecer y negociar los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams en la oficina regional.

Cupones:
• Apoyo en el estudio de mercado de productos para cupones, para poder establecer el valor de los insumos en cada ciudad.
• Apoyar el proceso de selección de proveedores más adecuados para MTI, pasando por la caracterización, identificación y evaluación de los mismos en las zonas requeridas de cada ciudad.
• Apoyar los procesos de Contratación con proveedores para cupones, incluyendo la recolección de documentos, generación de contratos, otrosí y generación de seguimiento contractual con los proveedores seleccionados.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera Profesional
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Adaptación al cambio, Aprendizaje, Gestión, Gestión del Tiempo, Iniciativa, Negociación, Organización, Trabajo en equipo, Microsoft Office, Gestión de inventarios, Logística
• Disponibilidad de viajar: Si

Palabras clave: officer, funcionario, logistics, logistica

Hace 2 días (actualizada)

Acerca de Medical Teams International

Medical Teams International es una ONG humanitaria con sede en los Estados Unidos pero registrada como empleadora en Colombia. Trabajamos en la salud humanitaria con un enfoque en poblaciones desplazadas, migrantes, refugiados, etc. Tenemos una oficina en Bogotá y en Santa Marta donde estamos trabajando por dos líneas~ Fortalecer los sistemas de salud que ya existen, trabajando junto con el Secretario de Salud e Implementar un programa comunitario en promoción y prevención de la salud.

Salarios