Asistente administrativo - Propiedad horizontal

Descripción de la oferta

Tareas que puede tener un asistente administrativo en propiedad horizontal, especialmente en una copropiedad de gran tamaño como una de 1.140 unidades, que además utiliza herramientas ofimáticas y un sistema especializado como SISCO (Sistema de Información para la Administración de la Propiedad Horizontal):

Actividades y Tareas de un Asistente Administrativo en Propiedad Horizontal (1.140 unidades)

1. Atención y Servicio al Cliente

• Atender presencialmente, por teléfono o por correo electrónico a residentes, propietarios y proveedores.
• Gestionar y dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos (PQR).
• Agendar citas con la administración, vigilancia técnica u otros proveedores.

2. Manejo de Correspondencia y Documentación

• Recibir, registrar y distribuir la correspondencia entrante y saliente.
• Radicar documentos internos y externos.
• Escanear, archivar y custodiar documentos físicos y digitales.
• Elaborar y mantener actualizados los archivos administrativos, contables y contractuales.

3. Apoyo en la Gestión Administrativa y Contable

• Ingresar y actualizar la información de copropietarios, arrendatarios y unidades privadas en SISCO.
• Apoyar en la elaboración de informes mensuales o trimestrales.
• Preparar actas, circulares y comunicaciones generales.
• Hacer seguimiento a pagos pendientes y apoyar en el proceso de cartera.
• Coordinar cobros prejurídicos según instrucciones de la administración.

4. Manejo del Sistema SISCO

• Registrar pagos, consignaciones y movimientos financieros.
• Generar estados de cuenta y reportes de cartera por unidad.
• Apoyar en la gestión de facturación y distribución de cuotas de administración.
• Llevar control del historial de pagos de los residentes y copropietarios.
• Controlar la base de datos de residentes, parqueaderos, depósitos y demás áreas comunes.

5. Apoyo en Logística y Eventos de la Copropiedad

• Coordinar el uso de salones comunales y zonas sociales.
• Apoyar en la organización de asambleas ordinarias y extraordinarias.
• Enviar convocatorias, verificar quórum y gestionar autorizaciones o poderes.

6. Soporte a la Administración General

• Coordinar con proveedores y contratistas citas, mantenimientos y reparaciones.
• Elaborar requisiciones y órdenes de compra para suministros de oficina o mantenimiento.
• Hacer seguimiento al cumplimiento de contratos y cronogramas de servicios generales.

7. Uso de Herramientas Ofimáticas

• Uso de Excel para reportes de cartera, presupuestos, seguimiento de proveedores, etc.
• Redacción de circulares y cartas en Word.
• Presentaciones informativas o informes en PowerPoint.
• Manejo de Outlook o correos corporativos para la comunicación interna y externa.

8. Control de Accesos y Seguridad (Apoyo a vigilancia)

• Apoyar en el control de registros de visitantes y contratistas si se gestiona por SISCO u otra plataforma.
• Colaborar en la validación de autorizaciones de ingreso para eventos, mudanzas o servicios.

9. Reportes y Seguimiento

• Generar reportes semanales o mensuales de gestión administrativa, cartera, mantenimiento, etc.
• Hacer seguimiento a solicitudes abiertas hasta su cierre.

10. Cumplimiento Normativo

• Apoyar en la aplicación del reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia.
• Mantener actualizada la información exigida por ley (RUT, Cámara de Comercio, seguros, etc.).

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera técnica
• 1 año de experiencia
• Idiomas: Español
• Conocimientos: Atención al cliente, Contabilidad, Gestión, Relaciones públicas, Resolución de conflictos, Administración, Administración de archivos
• Disponibilidad de cambio de residencia: Si

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative

Hace 5 días (actualizada)

Acerca de PH INTEGRAL SOLUTIONS SAS

En PH INTEGRAL SOLUTIONS SAS nos especializamos en brindar servicios integrales para las necesidades de las PROPIEDADES HORIZONTALES.
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