auxiliar administrativo/a - Facturación y compras

Descripción de la oferta

Funciones de Facturación:
Elaboración y emisión de facturas:
Generar y emitir facturas a clientes conforme a los servicios prestados o productos vendidos.
Asegurar la correcta aplicación de precios, descuentos, impuestos y términos de pago.
Gestión de notas crédito y débito:
Elaborar y gestionar notas crédito y notas débito según sea requerido para ajustes de facturación.
Seguimiento y control de facturas pendientes:
Realizar el seguimiento de facturas emitidas, controlando los plazos de pago y garantizando la cobranza en tiempos acordados.
Contactar a clientes para recordar vencimientos y coordinar pagos pendientes.
Registro contable de facturación:
Registrar las facturas y sus movimientos en el software de contabilidad o sistema ERP.
Asegurar que las transacciones se registren correctamente para mantener actualizado el flujo de ingresos.
Soporte en la generación de reportes:
Preparar informes mensuales y trimestrales sobre la facturación, ingresos y situación de cuentas por cobrar.
Analizar posibles variaciones y comunicar alertas sobre pagos atrasados o inconsistencias.
Archivo y custodia de documentos:
Organizar y mantener el archivo físico y digital de las facturas emitidas y documentos relacionados, asegurando su accesibilidad y cumplimiento normativo.

Funciones de Compras:
Gestión de solicitudes de compra:
Recepción y análisis de solicitudes de compra de insumos, reactivos o equipos según los requerimientos de la operación.
Búsqueda y evaluación de proveedores:
Identificar y evaluar proveedores potenciales, negociando precios, plazos y condiciones de entrega para asegurar las mejores condiciones de adquisición.
Elaboración de órdenes de compra:
Generar órdenes de compra (OC) para la adquisición de materiales o servicios, garantizando la correcta especificación de productos y términos acordados.
Seguimiento a órdenes de compra y recepción de materiales:
Realizar el seguimiento de las órdenes de compra, monitoreando el cumplimiento de entregas y resolviendo posibles inconvenientes.
Confirmar la recepción de materiales o servicios y cotejar con la factura para garantizar que corresponda con lo solicitado.
Control de inventarios y aprovisionamiento:
Apoyar en la gestión de inventarios de suministros, garantizando el reabastecimiento oportuno de insumos críticos.
Proponer estrategias de compra basadas en análisis de consumo y requerimientos del laboratorio o empresa.
Relación con proveedores:
Mantener una comunicación fluida con proveedores para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos.
Gestionar devoluciones, reclamaciones y solicitudes de mantenimiento de equipos adquiridos.
Gestión y archivo de documentos de compra:
Organizar y mantener un registro actualizado de cotizaciones, órdenes de compra, contratos y documentos relacionados a la gestión de compras.

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
• 2 años de experiencia
• Conocimientos: Adaptación al cambio, Análisis de costes, Contabilidad, Gestión de coste, Gestión del Tiempo, Facturación, Compras, Análisis financiero

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative, billing, facturacion, shopping, purchases, orders, adquisicion, compras

Hace más de 30 días

Acerca de AOXLAB S.A.S.

Laboratorio de servicios para a industria